I januari kör ett varumärke en halvdags genomgång: mått, DNS, signaturer och tio slumpvalda kundtrådar. De rättar tre föråldrade mallar och förnyar ett certifikat som snart går ut innan kunderna märker något. Ett annat varumärke hoppar över genomgången och upptäcker i november att halva teamet fortfarande har den gamla loggan i signaturen och att DMARC har misslyckats sedan i våras.
En årlig granskning av e-postkommunikationen är en strukturerad genomgång varje år av dina adresser, ditt innehåll, din leveransbarhet, teamets vanor och dina mått. Den gör osynlig glidning till en lista över åtgärder som du kan arbeta av under ett planeringsmöte. Här är en checklista som täcker hela systemet.
Hur granskar du din e-postkommunikation varje år?
Boka en halv dag med den som ansvarar för e-postdriften. Gå igenom infrastruktur, innehåll, teamets beteende och siffror. Dokumentera fynden och ge varje punkt en ansvarig och en deadline innan du avslutar mötet.
Koppla granskningen till den löpande hanteringen från arbetsflöde för att hantera professionell e-post och strategidokumentet från strategi för långsiktig e-postkommunikation.
Checklista för den årliga granskningen
1. Infrastruktur och säkerhet
Kontrollera att SPF-, DKIM- och DMARC-posterna fortfarande stämmer med hur du skickar. Ta bort oanvända alias och brevlådor för personal som har slutat. Punkterna i SPF-, DKIM- och DMARC-poster och roller och behörigheter i e-post gäller här.
2. Innehåll och mallar
Läs varje automatisk sekvens och dina tio viktigaste manuella mallar. Uppdatera erbjudanden, länkar, signaturer och juridiska rader. Leta efter de misstag som beskrivs i de vanligaste misstagen i företagsmejl.
3. Mått och jämförelsetal
Jämför svarstid, öppningsfrekvens, klickfrekvens och leveransbarhet med förra året och med jämförelsetal för företagsmejl. Använd resultatet i din kontrollpanel för e-postmått för varumärken.
4. Stickprov från teamet
Dra tjugo utgående meddelanden slumpvis från olika avdelningar. Betygsätt ton, tydlighet och att signaturen följs. Brister leder till utbildning, inte till enstaka tillrättavisningar.
Efter granskningen
Prioritera först det som påverkar kunderna: trasiga länkar, misslyckad autentisering och fel kontaktadresser på din webbplats. Lägg det som är mindre riskfyllt på nästa kvartal.
Boka datum för din granskning nu och dela checklistan med din teamledare. Därefter ser vi hur mogen e-postkommunikation för ett varumärke ser ut när systemet fungerar bra.
Vanliga frågor
Vem bör delta i den årliga e-postgranskningen?
Ta med den som ansvarar för driften, kundkommunikationen och minst en avsändare från support eller försäljning. Små varumärken kan klara det med grundaren ensam. Kontaktuppgifterna på din WEMASY-webbplats bör kontrolleras i webbplatsbyggaren under samma pass.
Hur lång tid tar en fullständig e-postgranskning?
De flesta små varumärken blir klara på tre till sex timmar när checklistan väl finns. Större team kan sprida granskningen av infrastruktur och innehåll över två halvdagar. Tips om arbetsflöden finns i organisera företagets inkorg.
Bör du granska e-posten oftare än en gång om året?
Gör en lätt kontroll av mått och autentisering varje kvartal och en djup genomgång av mallar och regler en gång per år. Reglerna för lagring i regler för lagring av e-post för varumärken passar in i den årliga granskningen.
Vilka verktyg hjälper vid en e-postgranskning?
Exportera mått från din e-postpanel, hämta DNS-poster från domänpanelen och spara exempeltrådar för poängsättning. Verktygen i verktyg för att hantera företagets e-post snabbar upp arbetet.
Hur granskar du e-posten när en teammedlem slutar?
Ta bort åtkomsten direkt, flytta över delade köer och uppdatera autosvar som nämnde den som slutade. Avslutet hänger ihop med introducera teammedlemmar i företagets e-post, fast tvärtom.
Vad gör du om fynden i granskningen känns överväldigande?
Sortera åtgärderna i det som måste göras den här månaden, nästa kvartal och en lista för senare. Fel som kunderna ser kommer alltid först. Rapporteringsfel att undvika finns i rapporteringsfel som varumärken gör med e-post.